sim-manajement-book/worksheets/worksheet-A08.md

WORKSHEET A.8 — Problem Statement Canvas

Bab 8 — Analisis Permasalahan Organisasi Dokumen ini bersifat standalone — dapat dikerjakan tanpa membuka buku teks.

---

Ringkasan Materi

Pipeline Konsep Bab 8

Gejala Terlihat → Data Pendukung → Analisis 5-Why → Akar Masalah
  → Stakeholder Mapping → Gap Analysis
  → Rumusan Masalah (specific, measurable, actionable)
  → Apakah terkait SI? → Lanjut ke analisis kebutuhan

Tabel Komparasi: Gejala vs Akar Masalah

Gejala Terlihat	Akar Masalah	Solusi Salah	Solusi Tepat
Laporan keuangan terlambat	Input data dari cabang via Excel manual	Beli software reporting canggih	Digitalisasi input + perbaiki infrastruktur
Keluhan pelanggan meningkat	SOP customer service tidak di-update 2 tahun	Ganti platform CS	Redesign SOP + pelatihan agen
Stok sering kosong	Data inventory tidak real-time	Tambah safety stock 200%	Implementasi barcode/RFID real-time
Turnover karyawan tinggi	60% waktu kerja untuk tugas manual repetitif	Program retensi + bonus	Otomasi proses repetitif

Definisi Kunci

1. Problem Framing — proses mendefinisikan dan membatasi suatu masalah secara tepat sebelum mencari solusi.
2. Root Cause Analysis — metode sistematis untuk mengidentifikasi penyebab paling mendasar menggunakan 5-Why, fishbone diagram, atau fault tree analysis.
3. Gap Analysis — perbandingan sistematis antara kondisi aktual dan kondisi yang diinginkan.
4. Stakeholder Analysis — identifikasi dan pemetaan pihak berkepentingan — kepentingan, pengaruh, dan perspektif mereka.

Prinsip Utama

1. 45% kegagalan proyek SI berakar pada requirements salah — yang berakar pada definisi masalah yang tidak pernah dilakukan.
2. 72% manajer mengakui pernah mengimplementasikan solusi yang hanya mengatasi gejala, bukan akar masalah.
3. Fishbone mengorganisir penyebab, 5-Why menggali kedalaman, Gap Analysis membandingkan kondisi — ketiganya saling melengkapi.
4. 48% proyek SI gagal karena scope tidak mencakup semua stakeholder.

---

Template A.8 — Problem Statement Canvas

==========================================
TEMPLATE A.8 — PROBLEM STATEMENT CANVAS
==========================================

Tanggal             : ________________________________________
Tim Analisis        : ________________________________________
Organisasi/Unit     : ________________________________________

═══════════════════════════════════════════════════════════════

1. GEJALA YANG TERLIHAT (apa yang dikeluhkan/dirasakan?)
   a. ________________________________________
   b. ________________________________________
   c. ________________________________________

2. DATA PENDUKUNG GEJALA (bukti kuantitatif)
   Metrik yang relevan    : ________________________________________
   Angka saat ini         : ________________________________________
   Benchmark / target     : ________________________________________
   Sumber data            : ________________________________________

3. ANALISIS 5-WHY
   Mengapa 1 : ________________________________________
   Mengapa 2 : ________________________________________
   Mengapa 3 : ________________________________________
   Mengapa 4 : ________________________________________
   Mengapa 5 : ________________________________________

   → AKAR MASALAH : ________________________________________

4. STAKEHOLDER YANG TERDAMPAK
   Stakeholder 1 : ______________ | Perspektif: ______________ | Dampak: ______
   Stakeholder 2 : ______________ | Perspektif: ______________ | Dampak: ______
   Stakeholder 3 : ______________ | Perspektif: ______________ | Dampak: ______

5. GAP ANALYSIS
   Kondisi saat ini           : ________________________________________
   Kondisi yang diinginkan    : ________________________________________
   Gap                        : ________________________________________

6. RUMUSAN MASALAH (specific, measurable, actionable)
   "________________________________________
    ________________________________________"

7. APAKAH MASALAH INI TERKAIT INFORMASI / DATA / PROSES?
   [ ] Ya — lanjutkan ke analisis kebutuhan SI
       Kriteria yang terpenuhi:
       [ ] Informasi tidak tersedia
       [ ] Informasi tidak akurat
       [ ] Informasi terlambat
       [ ] Proses informasi tidak efisien
   [ ] Tidak — solusi non-SI yang diperlukan: ________________

8. HIPOTESIS SOLUSI AWAL
   ________________________________________
   Perlu divalidasi dengan data: ________________________________________

---

Latihan

Latihan 1 — Bedakan Gejala dan Akar Masalah

Identifikasi 3 masalah di organisasi Anda dan pisahkan gejala dari akar masalah.

No	Gejala yang Terlihat	Analisis 5-Why (ringkas)	Akar Masalah	Terkait SI?
1	Dashboard penjualan selalu berbeda angkanya dengan laporan finance	Data berbeda → sumber berbeda → tidak ada warehouse → ETL belum ada → belum pernah direncanakan	Tidak ada single source of truth — data dari POS dan akuntansi belum dikonsolidasi	Ya — butuh data warehouse + ETL
2	________________________	________________________	________________________	________
3	________________________	________________________	________________________	________

Latihan 2 — Stakeholder Mapping

Untuk satu masalah di Latihan 1, petakan semua stakeholder yang terdampak.

Stakeholder	Pengaruh (H/M/L)	Kepentingan (H/M/L)	Perspektif terhadap Masalah	Strategi Engagement
Manajer Penjualan	H — mengendalikan data POS	H — butuh angka akurat untuk target	"Angka saya yang benar, finance yang salah"	Libatkan sebagai Data Owner di proyek integrasi
________________________	________	________	________________________	________________________
________________________	________	________	________________________	________________________

Latihan 3 — Rumusan Masalah yang Baik vs Buruk

Evaluasi rumusan masalah — mana yang specific, measurable, actionable?

Rumusan Masalah	Specific?	Measurable?	Actionable?	Perbaikan
"Sistem kita bermasalah"	❌ — sistem mana?	❌ — bermasalah bagaimana?	❌ — aksi apa?	"Data penjualan di POS dan sistem akuntansi berbeda 12% per bulan, menyebabkan laporan keuangan direvisi 3× sebelum final"
________________________	________	________	________	________________________
________________________	________	________	________	________________________

---

Refleksi

1. Berapa banyak proyek "solusi" di organisasi Anda yang langsung melompat ke pembelian teknologi tanpa melewati analisis masalah yang benar — dan apa dampaknya?

2. Mengapa manajer sering lebih nyaman mengatasi gejala daripada akar masalah?

---

Self-Check

[ ] Saya bisa membedakan gejala dari akar masalah dan menggunakan 5-Why untuk menggali
[ ] Saya bisa memetakan stakeholder dan memahami perspektif yang berbeda terhadap satu masalah
[ ] Template A.8 sudah terisi lengkap dengan rumusan masalah yang specific, measurable, actionable